{"text_format":"3","workbook":"xlsx","n_sheets":3,"sheets":["Handlingsplan","Kostnader","ROS"],"not_rendered":{"images":2,"defined_names":2,"comments":2},"read":"whole","date_system":"1900"}

{"sheet":"Handlingsplan","index":0,"n_rows":15,"n_cols":5,"rows_kept":15}
["Pålegg 1: oppdater arkivplanen (frist 15.10.19)"]
["Pålegg 2: Utarbeide retningslinjer for elektronisk arkiv (frist 15.10.19)"]
["Pålegg 3: utarbeide en plan for deponering av elektronisk journal- og arkivsystemer og fagsystemer (frist 15.10.19)"]
["Pålegg 4: Lag en plan for ordning og katalogisering av bortsatte, eldre og avsluttede arkiver.(frist 15.10.19)"]
["Pålegg 5: Sikre oppbevaring av arkivmateriale (frist 15.01.20)"]
[]
["Pålegg nr.","Pålegg","Kommentar","Ansvar","Når"]
[3,"Rana kommune må utarbeide en konkret plan for uttrekk, deponering og bevaring av elektroniske journal- og arkivsystemer, samt fagsystemer. Planen må inneholde påregnede kostnader og plan for finansiering, samt tidsfrist for når arbeidet skal være ferdig.","• Full oversikt over elektroniske system med bevaringsvurdering lages våren 2019.\n• Når full oversikt over bevaringsverdige system er laget, vil det lages plan for uttrekk. I første omgang for utgått system, fordi det haster mest med disse. Deretter en plan for periodisering av aktive system.\n• Rana kommune er med i et pilot prosjekt for IKAN. IKAN har forespeilet en pris på lisens, og uttrekk. Finansieres innenfor budsjett ramme.","Arkivleder/ systemansvarlige","2019-10-15"]
[2,"• Regelverket har detaljerte krav til rutiner for systemer som arkiverer dokumenter elektronisk – kommunen må operasjonalisere dette for egne systemer.\n• For å sikre at alle nødvendige opplysninger kommer med, kan man med fordel strukturere dokumentasjonen punktvis etter mønster fra forskrift.\n\n","• Når vi har komplett liste over bevaringsverdige system, vet vi hvilke system vi trenger rutiner for. Det er utarbeidet en mal med hjelpetekster fra riksarkivarens forskrift §3-2.\n• Arbeidet er påbegynt.\n","Arkivleder/ systemansvarlige","2019-10-15"]
[1,"Få oversikt over gjeldende planer, instrukser og rutinedokumenter som gjelder for arkivarbeidet i kommunen.","• Dette kommer inn i rutinedokument som lages for å lukke pålegg nr.2\n• Gjennomgang og oppdatering av dagens rutiner.\n• Bevarings- og kassasjonsplan er igangsatt, men forskyves pga. av korte tidsfrister på pålegg.\n","Arkivleder/ arkivansvarlig","2019-10-15"]
[1,"Systematiser eksisterende dokumentasjon, og suppler med manglende dokumentasjon.","• Arkivplan oppdateres og suppleres fortløpende etterhvert som rutiner og planer blir samlet inn.","Arkivleder","2019-10-15"]
[1,"Beskriv overordnede formål og målsettinger med arkivarbeidet og organiseringen av arkivfunksjonen, inkludert fullmakter og ansvarsplassering: Lag også en oversikt over hvilke detaljerte instrukser og rutiner som er i bruk.","• Tydelig rolleavklaring for arkivansvarlige, i forhold til arkivleder og enhetsleder. \n• Avklaring arkivansvarlig i kommunen, \n• IKT sin rolle avklares.\n","Rådmannen","2019-10-15"]
[4,"Rana kommune må utarbeide en konkret framdriftsplan for å ordne og listeføre bortsettingsarkiv og eldre og avsluttede arkiver som oppbevares i kommunens lokaler. Planen må inneholde påregnede kostnader og plan for finansiering, samt tidsfrist for når arbeidet skal være ferdig.","• Kommunen har gjennomført bestandskartlegging våren 19.\n• Fremdriftsplan er under utarbeidelse. Det vil bli brukt egne ansatte.\n• Finansiering avklarers i juni.\n","Arkivleder","2019-10-15"]
[5,"• Pålegget omfatter alle eldre, avsluttede og bortsatte arkiver som kommunen oppbevarer i egne lokaler.\n• Kommunen må oppdatere oversikten over arkivlokalene fra 2011.\n• Kommunen må utbedre eksisterende lokaler, finne nye lokaler som er i tråd forskriftens bestemmelser eller overføre arkivene til depot.\n","• Rana kommune har bestemt at alle eldre, avsluttede og bortsatte arkiver skal sende IKAN.\n• Arkivrom 3et. rådhuset oppgraderes til bortsetingsstandard for eiendomsarkiv.\n• Oversikt med arkivlokaler 2011oppdateres der det er aktive arkiv.\n","Arkivleder","2020-01-15"]
[1,"Dokumentasjon om de andre påleggene skal også knyttes til arkivplanen.","Fortløpende oppdatering når andre avvik lukkes, men endelig ferdig etter pålegg 5.","Arkivleder","2020-01-15"]

{"sheet":"Kostnader","index":1,"n_rows":25,"n_cols":17,"rows_kept":25}
[]
[null,"Uttrekk elektronisks system",{"$nulls":11},"Aktivt","Bortsatt","Blandet","Totalt"]
[null,"IKAN",{"$nulls":11},332,1342,102,1776]
[null,"Eksterne"]
[{"$nulls":13},"700 serier"]
[null,"Rydding papir arkiv:",{"$nulls":11},"560 meter person sensitivt"]
[null,null,"Kommunne benytter seg av IKAN som depo for alt arkivmateriale.",{"$nulls":10}," Eiendomsarkiv ?"]
[]
[null,"Alternativ for gjennomføring(kontroll hele veien):"]
[null,"1.","Egne ansatt knyttet til fagavdelingen rydder og pakker egne arkiv med bistand fra arkivtjenesten, innleide vikar ved behov."]
[null,"2.","Midlertidig ansatte med bistand arkiv"]
[null,"3.","Firma(anbud) hvem gjøre det i dette området."]
[]
[null,"Kostnader:",null,null,"Pris","Alternativ 1","Alternativ 2","Alternativ 3"]
[null,"Oppgradering rom rådhus",null,null,{"v":300000,"d":"300,000"},{"v":300000,"d":"300,000"},{"v":300000,"d":"300,000"},{"v":300000,"d":"300,000"},"Kun et rom nødvendig, resten avleveres."]
[null,"Avtale med firma/ forsendelse",{"$nulls":3},{"v":150000,"d":"150,000"},{"v":150000,"d":"150,000"},"?",{"$nulls":3},"Avtale med eks. Bring, henting ute og inn i lagerrom for vider forsendelse"]
[null,"Budbil",{"$nulls":3},{"v":30000,"d":"30,000"},{"v":30000,"d":"30,000"}]
[null,"Pakke utstyr",null,null,{"v":80000,"d":"80,000"},{"v":80000,"d":"80,000"},{"v":80000,"d":"80,000"}]
[null,"Personregister IKAN",null,null,{"v":1400000,"d":"1,400,000"},{"v":1400000,"d":"1,400,000"},{"v":1400000,"d":"1,400,000"},{"v":1400000,"d":"1,400,000"},{"$nulls":3},"Årlig kostnad oppbevaring IKAN",null,null,{"v":150000,"d":"150,000"}]
[null,"Ansatte",null,null,1500000,{"v":750000,"d":"750,000"},{"v":1500000,"d":"1,500,000"},0,{"$nulls":3},"Uttrekk",null,null,{"v":50000,"d":"50,000"}]
[]
[{"$nulls":4},{"$f":"SUM(E15:E21)","v":{"v":3280000,"d":"3,280,000"}},{"$f":"SUM(F15:F20)","v":{"v":2710000,"d":"2,710,000"}},{"$f":"SUM(G15:G20)","v":{"v":3460000,"d":"3,460,000"}},{"$f":"SUM(H15:H21)","v":{"v":1700000,"d":"1,700,000"}}]
[]
[{"$nulls":11},"Mye areal blir frigjort i kommunen."]
[{"$nulls":11},"Sensitiv data, kan ikke bruke hvem som helst."]

{"sheet":"ROS","index":2,"n_rows":31,"n_cols":10,"rows_kept":31}
["Risikonr.",null,"Hendelse nr.","Fordeler","Ulemper og risiko","Sannsynlighet og konsekvens","Tiltak","S","K","R"]
["\n\n\n1","Egne ansatte knyttet til fagavdelingen rydder og pakker egne arkiv med bistand fra arkivtjenesten, innleide vikar ved behov.","1a","Egne ansatte kjenner arkivene på egen avdeling","X","Vet hvor det står. Kan identifisere en serie fra en annen. Større orden i pakking og registrering",null,"X","X","X"]
["\n\n\n1","Egne ansatte knyttet til fagavdelingen rydder og pakker egne arkiv med bistand fra arkivtjenesten, innleide vikar ved behov.","1b","Egne ansatte har allerede lønn","X","Mindre ekstra utgifter",null,"X","X","X"]
["\n\n\n1","Egne ansatte knyttet til fagavdelingen rydder og pakker egne arkiv med bistand fra arkivtjenesten, innleide vikar ved behov.","1c","X","Ansatte mener annet forefallende arbeid må prioriteres (har ikke tid).","Vi går utover tidsfristen. Vi får ikke inn materialet til avtalt tid. Hvis vi leier lager, må vi forlenge leieperioden (hvis mulig), eller finne annen løsning","Tydelig prioritering fra ledelse",3,2,6]
["\n\n\n1","Egne ansatte knyttet til fagavdelingen rydder og pakker egne arkiv med bistand fra arkivtjenesten, innleide vikar ved behov.","1d","X","Ansatte får ikke tid pga. pakking til eget forefallende arbeid.","Det er usannsynlig at viktig, forefallende arbeid ikke blir gjort. Mer sannsynlig at pakkingen nedprioriteres (1c). Konsekvensen kunne imidlertid blitt stor.","Tydelig prioritering fra ledelse. Innleie eller vikariering der nødvendig.",2,3,6]
["\n\n\n1","Egne ansatte knyttet til fagavdelingen rydder og pakker egne arkiv med bistand fra arkivtjenesten, innleide vikar ved behov.","1f","X","Ansatte ignorerer tidsfrister","Vi går utover tidsfristen. Vi får ikke inn materialet til avtalt tid. Hvis vi leier lager, må vi forlenge leieperioden (hvis mulig), eller finne annen løsning","Tydelig prioritering fra ledelse",4,2,8]
["\n\n\n1","Egne ansatte knyttet til fagavdelingen rydder og pakker egne arkiv med bistand fra arkivtjenesten, innleide vikar ved behov.","1g","X","Ansatte setter seg ikke inn i pakkeinstruksene og pakker/merker feil","Feilmerking og feilpakking kan lage kaos slik at vi mister oversikt. IKAN kan sende ekstraregning dersom pakkeinstrukser ikke blir fulgt. Sannsynlig at det kan skje, men ikke ofte. Pga ekstraregning kan konsekvensen likevel bli betydelig.","God opplæring. Tilgjengelig støtte fra arkiv.",3,3,9]
["2","Midlertidig ansatte med bistand arkiv","2a","Vi får inn folk som er betalt for å fokusere bare på den oppgaven","X",null,null,"X","X","X"]
["2","Midlertidig ansatte med bistand arkiv","2b","X","Mye opplæring og oppfølging. \"Vanntette\" instrukser.",null,null,4,3,12]
["2","Midlertidig ansatte med bistand arkiv","2c","X","Finner ikke folk som er noenlunde motivert. Uten overoppsyn bruker de mye tid på pauser.",null,"Omfattende intervju",3,3,9]
["2","Midlertidig ansatte med bistand arkiv","2d","X","Midlertidig ansatte setter seg ikke inn i pakkeinstruksene og pakker/merker feil","Feilmerking og feilpakking kan lage kaos slik at vi mister oversikt. IKAN kan sende ekstraregning dersom pakkeinstrukser ikke blir fulgt. Sannsynlig at det kan skje, men ikke ofte. Pga ekstraregning kan konsekvensen likevel bli betydelig.","Kontinuerlig oppfølging. Det vil i sin tur dra ressurser hos arkiv.",3,3,9]
["2","Midlertidig ansatte med bistand arkiv","2e","X","Manglende kontinuitet","Korte kontrakter kan føre til manglende kontinuitet. De kan få tilbud om fast jobb et annet sted i perioden.",null,2,4,8]
["2","Midlertidig ansatte med bistand arkiv","2f","X","Folk utenfor organisasjon får innsyn i personsensitivt materiale","Konsekvens kommer an på eventuell \"spredning\" av personsensitive data","Taushetserklæring",5,3,15]
["3","Firma(anbud) hvem gjøre det i dette området.","3a","Vi får inn folk som er betalt for å fokusere bare på den oppgaven","X",null,null,"X","X","X"]
["3","Firma(anbud) hvem gjøre det i dette området.","3b","X","De innleide mangler motivasjon. Uten overoppsyn bruker de mye tid på pauser.",null,"Fastpris",4,3,12]
["3","Firma(anbud) hvem gjøre det i dette området.","3c","X","De innleide mangler kunnskap om arkiv, og om kommunal organisering og virksomhet.",null,"Krav i anbud om lignende arbeid. Referanser. \"Vanntette planer og instrukser\"",4,2,8]
["3","Firma(anbud) hvem gjøre det i dette området.","3d","X","De innleide setter seg ikke inn i pakkeinstruksene og pakker/merker feil",null,"Gode rutiner med innebygd dobbeltsjekking, utsignering, etc.",1,3,3]
["3","Firma(anbud) hvem gjøre det i dette området.","3e","X","Kostnad",null,null,5,3,15]
["3","Midlertidig ansatte med bistand arkiv","3f","X","Folk utenfor organisasjon får innsyn i personsensitivt materiale","Konsekvens kommer an på eventuell \"spredning\" av personsensitive data","Taushetserklæring",5,3,15]
[{"$nulls":9},{"$f":"H20*I20","v":0}]
[{"$nulls":9},0]
[{"$nulls":9},0]
[{"$nulls":9},0]
[{"$nulls":9},0]
[{"$nulls":9},0]
[{"$nulls":9},0]
[{"$nulls":9},0]
[{"$nulls":9},0]
[{"$nulls":9},0]
[{"$nulls":9},0]
[{"$nulls":9},0]