Pkt.
|
Beskrivelse kommunens epostmottak.
|
| 1
|
E-post til Loppa kommune kommer til kommunens e-postmottak postmottak@loppa.kommune.no
|
| 2
|
Mistanke om virus i epost (spam) Virus kommer ofte via ZIP-filer som vedlegg til eposten. Hvis det kommer mistenkelige eposter, må det ikke trykkes på koblingen i disse eller åpne eventuelle vedlegg. Kontakt IT brukerstøtte.
|
| 3
|
Mottak av meldinger med trusler Ved mottak av meldinger med trusler mot ansatte eller tjenester informeres øverste leder umiddelbart. (Rutiner skal være beskrevet i beredskapsplanen).
|
| 4
|
Arkivverdig e-post Arkivtjenesten ved postmottak arkiverer all epost som er av arkivverdig forstand, og settes til rett saksbehandler. Om postmottaket er i tvil om offentlighet, skal rett saksbehandler vurdere offentlighet.
|
| 5
|
Ikke-arkivverdig e-post E-post og reklamer sendes videre til mottaker eller slettes.
|
| 6
|
Bekreftelse på at henvendelse er mottatt Dersom avsender ber om bekreftelse på at henvendelsen er mottatt, skal bekreftelse sendes så fort som mulig og journalføres.
|
| 7
|
Behandling av e-poster som er feilsendt eller har mangler Dersom en epost er sendt til oss som feil adressat, skal meldingen videresendes korrekt adressat med kopi til avsender. Dersom det ikke er mulig å videresende, returneres den med opplysning om at vi ikke er korrekt adressat. Dersom det er feil/mangler ved en henvendelse (feil filformat, mangler eller feil ved opplysninger, vedlegg mm.), skal avsender gis beskjed om dette dersom det har betydning for behandling av henvendelsen.
|
| 8
|
Ved søknad fra næringsfondet, bolystfondet osv. Skal vær enkelt søknad arkiveres i forskjellige mapper i sak-/arkiv-systemet. Dette for at saksbehandlingen skal skje fort, og at ingen saker blir glemt.
|
Pkt.
|
Rutiner ved mottak av post via Svarinn
|
| 1
|
Daglig sjekk av mappe 'Svarinn fordelingssak' Arkivtjenesten sjekker mappen som kommer inn via svarinn
|
| 2
|
Arkivtjenesten fordeler post til rett saksbehandler, eller etat. Dersom posten ikke blir nedlastet til Elements, generer systemet en epost til arkivansvarlige, om at systemet ikke har lastet ned til sak/arkiv-systemet, arkivansvarlige går da inn i systemet for å hente ut posten, og lastes opp i sak/arkiv-systemet manuelt, og setter status til bekreftet mottatt.
|
Pkt.
|
Rutiner ved mottak av dokumenter via Altinn
|
| 1
|
Daglig sjekk av Altinn Ikke all post som kommer til Altinn genererer et e-postvarsel. Det skal derfor daglig foretas en sjekk av kommunens innboks i Altinn.
|
| 2
|
E-postvarsel om ny melding i Altinn legges over i egen mappe - Når postmottaket mottar en epost om ny melding i Altinn, legges epost over i egen mappe - Eposter fra alltinn som gjelder sykefravær; - Ny melding om sykefravær – Slettes - Ny søknad om sykepenger – Slettes
|
| 3
|
Logg inn og hent dokumentene - Logg inn på altinn med egen bruker. - Velg at du vil representere Loppa kommune. - Finn meldingen og mellomlagre dokument(ene) på egen PC. - Arkiver meldingen med dokumentene i altinn - Distribuer de mellomlagrede dokumentene til rette vedkommende, og slett dem deretter fra egen PC.
|
| 4
|
Dokumenter som ikke skal hentes av arkivtjenesten Det kommer iblant dokumenter til kommunen som det ikke sendes e-postvarsel om, og som heller ikke skal hentes ut. Noen eksempler på dette er: - Tolldeklarasjonsoversikt - Sykemeldinger - M.m.
|
| Pkt.
|
Rutiner ved mottak av fysisk post
|
| 1
|
All papirbasert post som gir grunnlag for saksbehandling skal stemples med et journalstempel, slik at nødvendige journalopplysninger kan påføres det enkelte dokument. Dokumentene oppbevares i minimum 6 måneder, dette hvis noe ikke kommer med ved skanning.
|