|
|
|
Systeminformasjon
|
|
| Systemnavn: ACOS Websak 7.1
|
|
| Tatt i bruk: 01.07.2019
|
|
| Avsluttet dato:
|
|
|
|
|
Administrative data
|
|
| Arkivserier/Arkivdeler:
|
|
|
Innhold: BARN - Barnehage
ELEV - Elevarkiv
PERS - Personalarkiv
KLIENT - Klientarkiv
EIENDOM - Eiendom (gårds- og bruksnummer)
SAK - Generelt saksarkiv
PLAN - Planarkiv Moduler: Websak Fokus Websak Arkiv Websak Saksbehandling Websak Møte Websak Administrasjon Websak Mottak(SvarInn) DRUM(for publisering av postliste og møtedokumenter)
|
|
| Lisensinnehaver: ACOS AS
|
|
| Brukergrupper: Arkivarer, saksbehandlere og ledere i Evenes kommune
|
|
| Systemansvarlig: Kommunedirektør og arkivar
|
|
| Driftansvarlig: IT drift og utvikling i Narvik kommune
|
|
| Relasjon til andre system: Integrasjon med Webcruiter
|
|
| Leverandør: ACOS AS
|
|
| Merknader:
|
|
|
|
|
Tekniske data
|
|
| Databaseplattform:
|
|
| Produksjonsformat: PDF/A
|
|
| Arkivformat:
|
|
| Merknader:
|
|
|
|
|
Bevaring
|
|
| Hjemmel: Riksarkivarens forskrift, kapittel 5
|
|
| Tabelluttrekk:
|
|
| Overføring:
|
|
| Metadata:
|
|
| Merknader: 1 historisk database, ePhorte, er konvertert til Websak for søkbare data. Omfatter perioden 2005-2019.
|
|
| Godkjent av:
|
|
| Dato:
|
|
|
|
|
Infosikkerhet
|
|
| Dato for sist meldt:
|
|
| Risikovurdering: Websak er konfigurert med eksplisitt arkivdel. Det betyr at tilgangsstyringen er satt opp slik at saksbehandlere bare har tilgang til de arkivdelene de trenger tilgang utfra et tjenstlig perspektiv. Det gjelder både driftsdatabase og historisk database.
|
|
|
|
|
GDPR
|
|
| Type personopplysninger:
|
|
| Systemtype: Sak-/arkivsystem
|
|
| Systemplassering:
|
|
| Systemeier: ACOS AS
|
|
| Behandlingsansvarlig: Evenes kommune
|
|
| Innhentet databehandleravtale: 15.04.2019
|
|
|
Formål med behandlingen: Journalføring av saksdokumenter, saksbehandling og møtebehandling av delegerte og politiske saker.
Publisering av saksdokumenter og møtedokumenter.
Ovennevnte oppgave er hjemlet i arkivforskriften § 9, offentleglova § 10 og offentlegforskriften § 7.
Evenes kommune har utarbeidet oversikt over behandling av personopplysninger i Websak og andre fagsystemer. Disse er publisert på kommunens hjemmeside. https://www.evenes.kommune.no/organisasjon/personvern/
|
|
| Sikkerhetstiltak beskrivelse:
|
|
| Omfang personopplysninger:
|
|
| Loggfunksjon:
|
|
| Sletting av data:
|
|
| Antall brukere:
|
0
|
|
|
|
Vedlegg
|
|
|
|
|