Mottak, sortering og fordeling av post

12.februar 2017 inngikk Det medisinske fakultet og UiO: Livsvitenskap en avtale om levering av tjenester innen administrative områder, herunder arkiv. Arkivet skal betjene postmottaket: postmottak@lifescience.uio.no og åpne fysisk post som kommer til enheten.

Budsentralen henter og leverer post mandag, onsdag og fredag

• Budsentralen leverer papirpost til fakuletet ca. kl. 10.00 i blå/rød sekk merket PB 1078 eller i umerket rød kasse. Dette er en blanding av intern og ekstern saks- og informasjonspost. Den kan være av både administrativ og vitenskapelig karakter; bestå i både offisiell institusjonspost og personlig adresserte brev.
• Postansvarlig sorterer og åpner posten inne på kopirommet.

Godkjent plastboks med lokk tas ned fra skapet og settes ved rød kasse før poståpningen begynner. Ved mistanke om brev/pakke med ukjent innhold eller pulver o.l. følges egen rutine. Rutinen er opphengt på postrommet.

Gjelder følgende postbokser:

• Pb 1078 Det medisinske fakultet
• Pb 1171 Institutt for klinisk medisin, Klinmed
• Pb 1130/ Pb 1089 Institutt for helse og samfunn, Helsam
• Pb 1110 Institutt for medisinske basalfag, IMB
• Pb 1139 Klinikk for psykisk helse og avhengighet

IMB

• Pb 1046 Avdeling for ernæringsvitenskap
• Pb 1110 Avdeling for molekylærmedisin
• Pb 1111 Avdeling for medisinske atferdsfag
• Pb 1122 Avdeling for biostatistikk

Helsam

Senter for medisinsk etikk (SME)

• Personlig adressert post defineres som post der personnavnet står foran organisasjonens navn. Denne posten skal leveres til rette vedkommende uåpnet.

Om personlig adressert post viser seg å være arkivverdig, er mottaker ansvarlig for at denne blir arkivert iht lovverket.

Journalpliktig post stemples av postansvarlig og legges i posthyllen til arkivet for innlegging i ePhorte i samsvar med instruks for journalføring

Post til enheter eller personer ved fakultetsadministrasjonen legges i deres posthyller. Post til enhetene som ikke skal åpnes, pakkes i internpostsekker merket med enhetenes navn. Vi har slike sekker i et underskap på postrommet. Hvis disse internpostsekkene ikke har blitt returnert fra enhet, benyttes internpostkonvolutt. Merkelapper til enhetene ligger i overskap på postrommet. Ferdig pakket sekk til enhet legges på bordet ved telefonen på postrommet eller i boksen for utgående post. Sekk/ sekkene hentes av Budsentralen neste gang de leverer post.