|
Hva er arkivavgrensning? Dokument som verken har inngått i saksbehandlingen eller har verdi som dokumentasjon, skal holdes utenfor eller fjernes fra arkivet ved arkivavgrensing, jf arkivforskriften §14 Materialer som blir skilt ut ved arkivavgrensing, kan oppbevares separat utenfor arkivet, eller bli slettet eller kastet. Når skal arkivavgrensing utføres? Arkivavgrensing skal helst gjennomføres i i forbindelse med postbehandling eller ved arkivering. Dersom det ikke blir gjort, kan arkivavgrensing skje ved bort setting eller seines ved avlevering, jf. arkivforskriften §14 Hvilke material skal skilles ut ved arkivavgrensing? Hva slags material skal alltid holdes utenfor arkivet? a) Trykksaker, rundskriv og annen kopiert og allment tilgjengelig material. Det organet som har utarbeidet slikt material, skal likevel arkivere et eksemplar og de nødvendige forarbeidene b)Konsept, kladder, ekstra kopier, interne meldinger og lignende som ikke har verdi som dokumentasjon. Konsept som har noteringer og påtegninger som er nødvendige for å forstå saken og sakens sammenheng, skal arkiveres. Det samme gjelder kopi av alle utgående dokument. Trykksaker, rundskriv, annen kopiert og allment tilgjengelig materiale, og blanketter som ikke er utfylt. Fra dette er følgende unntaket:
- Organet som har utarbeidet materialet, skal arkivere et eksemplar samt de nødvendige forarbeid
- Dokument som fører til saksbehandling eller nødvendige vedlegg til en sak, skal arkiveres
|