|
Tilgangskontroll Tilgangskoder i kombinasjon med lovhjemmel/tilgangskode benyttes for å skjerme tekst og informasjon fra å komme på offentlig journal, og til å begrense hva brukere får lov til å lese og søke etter internt i sak- og arkivsystemet. Brukere får automatisk tildelt et standard sett med tilgangskoder. Tilgangskoder utover standard tildeling er bestemt ut fra innmeldt behov. Tilgangskode - om sak eller dokument skal unntas offentlighet må man endre tilgangskode fra ugradert til UO -unntatt offentlighet Skjerming må skje i medhold av lov. Det kreves lovhjemmel for å unnta fra offentlighet Tilgangsgruppe= Public gir alle P360 brukere lesetilgang. Ved intern skjerming, må tilgangsgruppen for sak/dokument endres. Sak - Saksbehandler legger på UO- unntatt offentlighet, og velger paragraf som hjemler skjerming. Legg så på tilgangsgruppe på sak. Bare personer i tilgangsgruppen vil kunne lese/søke opp sakstittel. Dokument - Saksbehandler legger på UO- unntatt offentlighet, og velger paragraf som hjemler skjerming. Legg så på tilgangsgruppe på dokument. Bare personer i tilgangsgruppen vil kunne åpne/lese dokumentets filer. Vurder også om avsender/mottagere trenger skjerming, kryss av for dette. Utvidede rettigheter i en skjermet sak eller et skjermet dokument: Saksansvarlig vil alltid ha skrive- og lesetilgang i saken. (Overstyrer tilgangsgrupper på dokumentnivå) Saksansvarlig (og arkivet) kan gi rettigheter i sak/dokument til andre brukere eller flere tilgangsgrupper
| Navn på tilgangsgruppe i Public 360
|
Grupper (alle personer i enheten)
|
Personer, roller
|
Hvilke saker: Dokumenter inneholdende opplysninger som er tillatt unntatt offentlighet i medhold av lov ref. hjemmel.
|
Arkivdel
|
| Studentmappe
|
Studie- og forskningsavdelingen
|
Arkivar, leder studie- og forskningsadministrasjon. studiesaksbehandlere fra studie- og forskningsavdeling
|
Student-administrative saker Eksempel: personlige forhold, klagesaker m/karakteroversikt
|
Utdanning
|
| StudentX
|
|
Studie- og forskningssjef saksbehandler sææ
|
særlige sensitive personopplysninger
|
Utdanning
|
| Dutkanmáhpat
|
Studie- og forskningsadministrasjon Personalavdeling
|
Arkivar, direktør, Studie- og forskningsadministrasjon, leder GDS, leder SOA, leder programstyre, veahkkegoahtejođiheaddji GDS
|
|
Forskning
|
| Personal [avdelingsnavn]
|
Personalavdeling
|
Arkivar, ledere med personalansvar har tilgang innenfor sin enhet.
|
Personalmappe - saksmappe for personal - administrative saker Eksempel: personlige forhold, lønnsopplysninger
|
SAK/Internadministrasjon
|
| Leder [avdelingsnavn]…..
|
Leder
|
Arkivar og personalsjef Tilgang for ledere: NB. Saken må opprettes av arkivet, skjermes med leder…. Så endres saksansvarlig til lederen som da automatisk får tilgang til alle dokumenter i saken
|
Sensitive personal- administrative saker Eksempel: sensitive personopplysninger, disiplinærsaker
|
SAK/Internadministrasjon
|
| Ekonomiija
|
Økonomiavdelingen
|
|
Eksempel: når det er nødvendig av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av institusjonens økonomi-, lønns- eller personalforvaltning. Dette vil gjelde i budsjettbehandling.
|
SAK/Internadministrasjon
|
| Siskkáldas bargiid áššiid dir
|
|
Arkivar, direktør, personalsjef
|
Interne varslingssaker på høgskolen – ansatte
|
Virksomhetsspesifikk sensitiv
|
| Siskkaldas áššiid oahppohálddahus
|
|
Arkivar, Leder studie- og forsknings, rådgiver studie- og forskningsadministrasjon
|
Interne varslingssaker på høgskolen – studenter
|
SAK/Internadministrasjon
|
| saksbehandling - ledermøte
|
|
Arkivar, medlemmer av ledergruppen
|
Intern saksbehandling Eksempel: lokale lønnsforhandlinger, omstillingsprosesser
|
SAK/Internadministrasjon
|
| Gearggusvuođajoavku
|
|
Arkivar, medlemmer av beredskapgruppen
|
Sikkerhet og beredskap
|
Virksomhetsspesifikk sensitiv
|
| Utvalg - OVR - FVO - Allaskuvlastivra - DOS beavdegirjjit
|
|
Arkivar og pr tiden gjeldende medlemmer av ansettelsesutvalget
|
Ansettelsesutvalgssaker/dokumenter som krever skjerming
|
SAK/Internadministrasjon
|
| Ofelaš
|
|
Arkivar, direktør, Ofelaš rådgivere, goahtejođiheaddji GDS, veahkkegoahtejođiheaddji GDS, konsulent GDS
|
Forvaltning av søkere til Ofelaš -program, opptak etc.
|
SAK/Internadministrasjon
|
| GDBS hálddahus
|
|
Arkivar, goahtejođiheaddji GDS, veahkkegoahtejođiheaddji GDS, konsulent GDS
|
|
SAK/Internadministrasjon
|
| Buollinsuodjalusjoavku
|
|
|
|
|
|
|